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ILECでは、世界湖沼会議の開催候補地を世界中から募集しています。

WLCを開催するメリット

世界湖沼会議は、世界の専門家、政策立案者、NGOなどが一堂に会し、世界の湖沼流域に関する重要な問題について話し合う国際会議です。世界湖沼会議を開催することで、主催団体とその周辺地域に以下のような効果がもたらされます。

  • 国際的な認知度の向上： 持続可能な湖沼管理への貢献をアピールし、国内外からの注目を集め、評価を高めます。
  • 地域社会への貢献： 地域社会の参加を促し、地球環境問題への理解を深めるきっかけとなります。
  • ネットワークとパートナーシップの強化： 既存のネットワークを強化し、国際機関、政府機関、研究機関との新しいつながりを構築します。

開催地選定について

世界湖沼会議の開催地の選考は、通常、イベント開催の約3年前から開始されます。 ILECでは、湖沼とその流域に焦点を当てた大規模な国際会議の開催を希望する団体を募集します。

開催地選定プロセスは２段階に分けて行われます。

  1. 意向表明書（LoI）の提出
  2. WLC提案書の提出

提出された意向表明書と提案書をもとに、ILEC（科学委員会、理事会、事務局、必要に応じてILECが要請した外部評価者による）が審査を行います。

選定の流れ

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WLC開催意向表明書（LoI）の提出

LoIを提出するには申込ページから申し込みフォームに入力してください。

  • 必須項目
  • 開催希望期間
  • 開催地（都市と国）
  • 会議コンセプト／テーマ
  • 主催団体
  • 地方自治体および中央政府からの承認と支援の現状
  • ホストに採択された場合の、地方自治体および中央政府からの承認と支援の見込み
  • 開催をサポートする学術機関ネットワークとの連携の現状
  • ホストに採択された場合の、学術機関ネットワークの拡大見込み
  • ホストに採択された場合の、財政的スポンサーの見込み
  • 想定される参加者数
  • 現地・国内連絡担当者の氏名
  • ハイブリッド・イベント（対面およびオンライン）の実現可能性

 

  • （参考）典型的な会議プログラム
  • 分科会（口頭およびポスター）
  • 基調講演
  • 国際政策フォーラム／コロキウム
  • 関連ワークショップ
  • ユースセッション
  • 展示ブース
  • フィールドトリップ
  • 文化イベント
  • バンケット
  • その他のプログラム

 

  • 意向表明書（LoI）のコメント欄には、以下のような情報を記入してください。
  • 国際会議の運営経験（あれば、例を挙げてください）
  • 会議開催を希望する理由、目標、求められるアウトプット等
  • 会議を成功させるための強み

 

意向表明書（LoI）を提出した団体は、LoIの承認通知後、指定された期日（基本的に2ヶ月以内）までに提案書を提出してください。

 

WLC開催提案書（プロポーザル）の提出

LoIがILECによって承認された提案団体は、WLC開催提案書を提出してください。

提案書には以下の内容について記述してください。

  • 会場の手配、会議プログラムの構築、基調講演者の特定、魅力的な社交イベントの企画、ハイブリッド・モードの会議（対面参加とオンライン参加の両方）の提供など、大規模な国際イベントを開催する現地主催者の能力と経験。
  • 開催国および地域の科学、政府、地域団体から受けられる支援の見込み。（提案書には、政府機関、大学、科学アカデミー、産業界、地域団体など、国または地域の組織からの支持の書簡が添付されていることが望ましい。）
  • 会場が参加者にとってアクセスしやすく便利であるか、また、提案されている会議施設が魅力的であり、300名以上の登録者の会議に適しているか。(過去の会議では300名から1500名の参加者があった）
  • 会議開催における財務面への責任能力。
  • 登録料を含め、大会にかかる主な費用と予想される収入を概説した予算案。
  • 発展途上国からの参加者や学生の参加支援の可能性とその方法。（登録料の減額など）

関連情報

以下の事項を考慮の上、提案書を提出してください。

WLC現地組織委員会（Local Organizing Committee/LOC）の役割 

  1. LOCのメンバー選定。
  2. イベント運営に関わるあらゆる準備調整と実施業務。
  3. 会議の財政と予算の管理。
  4. イベントの広告およびプロモーション。
  5. ソーシャルプログラムの調整と実施。
  6. 以下の部屋を含む会議会場とそのアクセスを確保し、期間中それを管理すること。
    • 会議参加者全員を同時に収容できるシアター形式の本会議場
    • 並行した分科会やハイブリッド開催等への対応のため、ビデオプロジェクターと音響システム、ネット環境を整えた会議室
    • 昼食・休憩とレセプションのためのスペースまたはホール
  7. 同時通訳システム（必要に応じて）を含む視聴覚機器の提供。
  8. クレジットカードやその他の電子決済による参加費の支払いのための電子システムの提供および管理。
  9. 会場、ホテル、交通機関、登録、プログラム、アブストラクト募集などの情報を掲載する会議ウェブサイトのコンテンツを提供し、随時内容を更新すること。
  10. 招待講演者の参加、旅費、宿泊費、その他の会議支援等に関する調整。
  11. ビザを必要とする参加者への招待状およびその他の必要なサポートを提供すること。
  12. 会議終了後、速やかに会議録と報告書を作成すること。これらは ILEC と会議のウェブサイトで公表される。
  13. WLCロゴなどWLCのメインビジュアル制作。広報資料（チラシ、プログラム、ウェブサイトなど）には、会議ロゴのほか、地元ホスト組織と ILEC のロゴを掲載する。会議ロゴのデザインは過去のWLCに倣うこと。

ILECの役割

  1. 会議の組織とプログラムを把握し、LOCとの間で署名された覚書（MoU）およびその他の合意された条件が遵守されていることを確認する。
  2. LOC と協力して WLC 組織委員会を任命する。その役割は：
    • アブストラクトの募集、評価を行い、最終的な分科会テーマを決定すること。
    • 招待講演者およびその他のプログラムを決定すること。
    • 招待講演者に連絡し、会議に招待すること。
  3. ILEC のウェブサイトやソーシャルメディアに会議情報を掲載し、宣伝・促進を図る。
  4. ILEC の国際的ネットワークを通じた会議への参加促進を行う。
  5. 適宜、ILEC 科学委員会からセッション議長と基調講演者を割り当てる。
  6. WLCの企画・運営に関する様々な事項についてLOCと調整する。

財政

  1. LOCは、収入、経費、スポンサーシップ、払い戻しなど、会議予算の管理に責任を持つ。 会議が終了した時点で、LOC はすべての払い戻しや請求書の決済を確認する。また、LOCはILECに最終財務報告書を提出する。
  2. 提案書に記載された登録料は、ILECと事前に協議することなく大幅に変更してはならない。
  3. LOCは、すべての資金調達活動に責任を持つ。スポンサー募集要綱等は、公表前にILECと協議の上、LOCが作成する。
  4. 会議開催から生じた資金はすべて LOC が受取人となる。

変更、遅延、キャンセル、その他の一般的事項 

  1. 会議の決定事項を変更する場合は、事前にILECとLOCの間で十分に協議すること。
  2. LOCは、基本的な会議プログラムに支障をきたすような会場、期間、その他の内容変更はできない。どうしても変更が必要な場合は、当事者間で協議し、対応するものとする。
  3. 不測の事態により、合意された日程で会議を進めることができない場合、ILECとLOCは、会議を延期することが可能かどうかを協議する。 会議を延期するための考慮事項には、参加者の安全、主催者、LOC、および／または会議参加者への金銭的および／または風評的な影響が含まれなければならない。
  4. いかなる状況においても、会議を中止する決定は、ILECとLOCの間で話し合い、合意に達した後に行われる。すべての当事者は、会議を中止する代わりに、延期も含めて会議を進めることができる代替手段を特定するために、あらゆる努力を払う。
  5. WLCの公用語は英語とする。プログラムによっては、現地語による講演が許可される場合がある。フォーマルなセッションの場合、英語による同時通訳を行うこと。